Protéger ses documents sous LibreOffice et en PDF


Quelques pistes…

Cet article se base sur la suite LibreOffice (cf Fiche) qui permet un chiffrement des fichiers avec l’algorithme AES depuis la version 3.5.

Voici un panel d’outils proposés par LibreOffice pour protéger ses documents.

Mais attention, aucune méthode n’est infaillible, l’efficacité de ces méthodes reste donc relative.

I. Sécuriser un fichier PDF exporté

I.1. Paramétrages

LibreOffice permet nativement d’exporter au format PDF vos documents. Des options de sécurité existent.

Pour créer un fichier PDF sécurisé à partir d’un fichier LibreOffice, il faut sélectionner : Fichier > Exporter au format PDF… > Sécurité

Capture d’écran des options de sécurité lors de l’export en PDF
Illustration 1 : gestion de la sécurité du PDF exporté

Différentes possibilités existent.

a) Mettre un mot de passe pour la lecture

  • Sélectionner Définir les mots de passe…
  • Définir un mot de passe d’ouverture

Lors de l’accès futur au PDF, le mot de passe choisi est demandé.

b) Mettre un mot de passe pour empêcher la modification, l’impression du document

  • Choisir Définir les mots de passe… (en choisir un différent de I.1.).
  • Définir un mot de passe d’autorisation.
  • Choisir ensuite ce que vous désirez autoriser pour l’impression et pour la modification.

Sur l’Illustration 1, vous avez l’exemple pour pouvoir imprimer mais pas modifier.

I.2. Exportation du document

À la fin de votre paramétrage :

  • Sélectionnez Export ;
  • Il vous est demandé un nom de fichier.
Conseil :

Gardez de préférence le même nom car l’extension sera en pdf donc différente. Cela vous permettra de reconnaître facilement votre fichier originel si vous désirez le modifier. Gardez aussi le même répertoire.

I.3. Utilisation possible

Par la suite vous pouvez envoyer par courriel le document PDF sécurisé à votre correspondant et lui communiquer séparément le mot de passe de lecture (dans le cas I.1.). Ainsi, même si une personne intercepte le courriel, il ne pourra pas ouvrir le fichier. Ne surtout pas mettre le mot de passe dans le courriel !

Dans le cas I.2., votre correspondant peut par exemple imprimer le document mais pas le modifier (utile par exemple pour un devis).

I.4. Efficacité

II. Sécuriser un fichier LibreOffice

Cette méthode fonctionne pour les fichiers texte .odt (Writer), les tableurs .ods (Calc), les dessins .odg (Draw), les présentations .odp (Impress).

II.1. Mettre un mot de passe pour la lecture

Vous devez sélectionner :

  • Fichier > Enregistrer sous ;
  • Choisir un nouveau nom ;
  • Cocher Enregistrer avec mot de passe.

Capture d’écran de la fenêtre Enregistrer sous

Illustration 2 : fenêtre pour Enregistrer sous

À l’ouverture du nouveau fichier, le mot de passe est demandé.

Vous pouvez, par la suite, supprimer l’ancien fichier si vous le désirez.

II.2. Sécuriser le document pour la modification par un mot de passe

Capture d’écran des options pour la fenêtre du mot de passe
Illustration 3 : fenêtre pour Enregistrer sous avec options

Vous devez sélectionner :

  • Fichier > Enregistrer sous ;
  • Choisir un nouveau nom ;
  • Cocher Enregistrer avec mot de passe.

Cliquez sur Enregistrer, déroulez Options, choisissez un mot de passe pour la modification.

N.B. : Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les présentations et les dessins.

II.3. Enlever le(s) mot(s) de passe

Vous devez sélectionner :

  • Fichier > Enregistrer sous ;
  • Choisir un nouveau nom ;
  • Décocher Enregistrer avec mot de passe.

À l’ouverture du nouveau fichier, le mot de passe n’est plus demandé.

Vous pouvez par la suite, supprimer l’ancien fichier si vous le désirez.

II.4. Efficacité

 

II.5. Protéger les modifications du document

Si vous utilisez la fonctionnalité de suivi de modifications pour gérer les modifications du document lors d’un travail collaboratif, une possibilité d’être sûr que seul le propriétaire du document sera autorisé à gérer les modifications de celui-ci, consiste à choisir un mot de passe pour la validation des modifications : https://help.libreoffice.org/Common/Protecting_Records/fr.

III. Filigranes

Une autre piste pour protéger les documents en lecture ou impression réside dans l’utilisation de filigranes.

Une possibilité est d’insérer une image en fond de page (cf Aide LibreOffice https://help.libreoffice.org/Writer/Changing_Page_Backgrounds/fr).

Une autre est l’option de filigrane proposée par LibreOffice lors de l’export PDF : Fichier > Exporter au format PDF… > Général > Filigrane

À lire : https://wiki.documentfoundation.org/FR/Writer/Filigranes (Article en construction).

IV. Validation d’un document

Il existe une méthode permettant de prouver que le document n’a pas été modifié sans votre accord : la signature numérique.

IV.1. Méthode

  • Ajout du dossier contenant le certificat personnel, à LibreOffice, par le chemin : Outils > Options > LibreOffice > Sécurité > Chemin du certificat
  • Puis, signer votre document : Fichier > Signatures Numériques… > Enregistrer > Signer le document > Sélectionner le certificat

IV.2. Utilisation

Cette méthode permet à la fois de protéger la paternité de votre document, mais aussi de pouvoir signer numériquement un contrat avec une tierce partie.

Dès que le document est modifié puis ré-enregistré, la signature se détache.

IV.3. À lire

V. Protection du contenu

Pour protéger certaines parties (sections, cellules, index) de votre document contre les modifications accidentelles,

https://help.libreoffice.org/Writer/Protecting_Content_in_Writer/fr